¿Sabías que podrías perder miles de dólares en tu primera importación por no conocer los Incoterms? No es exageración: la mala elección o el desconocimiento de estos términos puede provocar disputas, sanciones e incluso pérdidas económicas severas. Los Incoterms son reglas internacionales que parecen un detalle menor, pero conocerlas es clave para evitar costos sorpresa y problemas legales en el comercio exterior. En este artículo te explicamos de manera sencilla qué son los Incoterms, por qué son tan importantes y cómo pueden proteger tu carga desde el primer envío.
¿Qué son los Incoterms?
Los Incoterms (acrónimo de International Commercial Terms, o Términos Internacionales de Comercio) son un conjunto estándar de reglas comerciales desarrollado por la Cámara de Comercio Internacional (CCI) en 1936. En la actualidad constan de 11 términos que definen quién es responsable de qué en las transacciones internacionales de mercaderías. En otras palabras, estas reglas especifican con claridad quién paga qué costos y hasta dónde llega la responsabilidad de cada parte en el proceso logístico de una compraventa internacional.
Dichos términos se expresan con abreviaturas de tres letras (por ejemplo, EXW, FOB, CIF, DDP, etc.) y abarcan diferentes modalidades de entrega. Cada Incoterm funciona como una cláusula del contrato de compraventa que establece obligaciones concretas para el vendedor y el comprador. De hecho, los Incoterms se han vuelto un lenguaje común en el comercio global: son reconocidos por autoridades aduaneras y tribunales en todo el mundo, y se utilizan en más de 140 países, estando traducidos a 31 idiomas. Su uso no es obligatorio por ley, pero resulta prácticamente indispensable para facilitar el entendimiento entre las partes y evitar malentendidos costosos.
¿Qué regulan exactamente los Incoterms? Su utilidad radica en que clarifican tres aspectos fundamentales de una operación internacional:
- Obligaciones: Determinan las responsabilidades logísticas de cada parte, es decir, quién se encarga de cada trámite y servicio (por ejemplo, la contratación del transporte, el seguro de la mercancía, la documentación de envío, despachos aduaneros de exportación o licencias de importación).
- Riesgos: Establecen en qué punto se considera entregada la mercancía y ocurre la transferencia del riesgo de daño o pérdida del vendedor al comprador durante el transporte. Desde ese punto, el comprador asume los riesgos.
- Costos: Definen cómo se reparten los gastos asociados, indicando qué parte paga cada costo de la operación: transporte principal, embalaje, carga y descarga, seguro, aranceles, etc.
Vale aclarar que los Incoterms no lo cubren todo en una transacción. Por ejemplo, no dictan nada sobre el precio de la mercancía, los métodos de pago, la transferencia de la propiedad (titularidad) del bien ni qué sucede si alguna parte incumple el contrato de compraventa. Esas cuestiones deben acordarse por separado. Aun así, en lo referente a logística de entrega, costos y riesgos, los Incoterms proveen un marco universal que simplifica y da seguridad a las operaciones de comercio exterior.
¿Por qué es importante conocerlos al importar?
Conocer y utilizar correctamente los Incoterms es vital para cualquier importador o exportador, y especialmente para quien se inicia en su primera importación. Estas son algunas razones clave de su importancia:
- Evitas costos inesperados: Elegir el Incoterm adecuado para tu operación puede evitar costes sorpresa en tu envío y complicaciones innecesarias. Por el contrario, usar mal un Incoterm puede hacer que termines asumiendo gastos que no habías previsto (por ejemplo, pagar transporte interno adicional, seguros no contemplados o almacenajes en puerto). Un Incoterm define de antemano quién paga cada etapa del traslado, por lo que te protege de cargos ocultos en tu logística internacional.
- Previenes conflictos y malentendidos: Al acordar un Incoterm con tu proveedor, ambas partes entienden desde el inicio cuáles son sus obligaciones, lo que reduce significativamente el riesgo de disputas durante el transporte. De hecho, aplicar correctamente los Incoterms permite evitar conflictos y malos entendidos entre vendedor y comprador. Estas reglas funcionan como un lenguaje común que elimina ambigüedades culturales o legales entre diferentes países. Se estima que, desde su adopción global, han contribuido a minimizar discrepancias en contratos internacionales, evitando pérdidas innecesarias para las empresas.
- Tienes un respaldo legal claro: Los Incoterms brindan claridad legal sobre la responsabilidad de la carga en cada momento. Son términos aceptados a nivel mundial y reconocidos por aduanas y autoridades comerciales, lo que aporta seguridad jurídica. Esto significa que, si algo sale mal (por ejemplo, daños a la mercancía, retrasos o extravíos), el Incoterm acordado permite identificar rápidamente quién tenía la responsabilidad en ese punto y, por tanto, quién debe responder. En esencia, importar sin conocer los Incoterms es como firmar un contrato sin leerlo: te deja expuesto a sorpresas y a quedar desprotegido ante eventualidades. Por el contrario, entenderlos te permite proteger legalmente tu inversión y tu carga desde el primer envío.
- Facilitan la negociación internacional: Al usar Incoterms estás empleando un estándar comprendido en cualquier mercado, lo que agiliza las negociaciones con proveedores extranjeros. Ambas partes hablan el mismo idioma comercial. Estos términos estandarizados aseguran que todos estén alineados en los procedimientos de envío, garantizando incluso el pago puntual de bienes, servicios y aranceles, a la vez que protegen los intereses tanto de vendedores como de compradores. En más de 140 países se incluyen las siglas Incoterm en las facturas y contratos, precisamente para que no haya dudas sobre hasta dónde llega la responsabilidad de cada uno. Esta uniformidad te da confianza al cerrar tratos internacionales, incluso si es tu primera vez haciéndolo.
La infografía anterior muestra de forma resumida cómo se reparten las responsabilidades y costos entre vendedor y comprador en cada Incoterm, desde EXW (donde el vendedor apenas interviene) hasta DDP (donde el vendedor asume prácticamente todo). Este visual ayuda a entender en qué punto se transfieren los riesgos y qué gastos asume cada parte según el término acordado. Por ejemplo, bajo EXW casi todos los ítems están a cargo del comprador (el vendedor solo entrega la mercancía en su almacén), mientras que en DDP es el vendedor quien cubre todos los pasos hasta el destino final. Comprender estas diferencias es crucial para evitar confusiones y preparar adecuadamente tu negociación internacional.
Ejemplos de Incoterms y cómo funcionan
Para ilustrar mejor lo anterior, veamos algunos Incoterms clave y cómo distribuyen obligaciones entre las partes. Los Incoterms actuales (versión 2020) son 11 en total, pero aquí destacamos cuatro ejemplos representativos:
- EXW (Ex Works / En fábrica): Representa la obligación mínima para el vendedor. Este entrega la mercancía embalada en su propio establecimiento (fábrica o almacén), y el comprador asume todos los costos y riesgos desde la recogida en origen hasta el destino final. En EXW el vendedor ni siquiera carga la mercancía en el camión; toda la logística (transporte, trámites de exportación, seguro, despacho de importación) corre por cuenta del comprador. Y en caso de que lo efectuase el vendedor, el comprador deberá costear esos gastos.
- FOB (Free On Board / Franco a Bordo): Muy utilizado en transporte marítimo tradicional, el término FOB indica que el vendedor se encarga de los trámites de exportación y de entregar la mercancía a bordo del buque en el puerto de embarque acordado. Una vez que la carga está sobre el buque, la responsabilidad y los costos se transfieren al comprador. En otras palabras, el vendedor paga y gestiona todo hasta dejar la mercancía cargada en el barco; a partir de ahí, flete internacional, seguro marítimo, descarga en destino y trámites de importación son asumidos por el comprador.
- CIF (Cost, Insurance and Freight / Coste, Seguro y Flete): En este Incoterm el vendedor contrata y paga el transporte principal por vía marítima hasta el puerto de destino y además cubre un seguro de carga mínimo. El comprador se beneficia de que el vendedor gestione y pague esos conceptos principales. Pero es importante saber que, bajo CIF, el riesgo sobre la mercancía se transfiere al comprador en el puerto de origen, una vez que la mercancía ha sido cargada en el buque. Es decir, aunque el vendedor paga el flete y el seguro hasta destino, si algo le ocurre a la carga en el trayecto, el comprador (como titular del seguro desde el puerto de embarque) es quien debe reclamar. CIF es muy utilizado para cargas marítimas tradicionales, pues simplifica costos para el comprador, pero este debe comprender que asume el riesgo desde la salida.
- DDP (Delivered Duty Paid / Entregada con Derechos Pagados): Es el Incoterm opuesto a EXW, donde el vendedor asume la obligación máxima. Significa que el vendedor entregará la mercancía en el lugar de destino final convenido, habiendo pagado todos los gastos e impuestos de importación necesarios. El vendedor corre con todos los riesgos y costos de transporte hasta poner la carga en manos del comprador en destino, incluyendo despacho aduanero de importación y aranceles. Para el comprador es la situación ideal (recibe la mercancía “en la puerta de su casa”), pero para el vendedor implica más trámites y costos. DDP suele usarse cuando el exportador tiene capacidad logística para manejar la importación en el país del comprador o cuando se quiere ofrecer un servicio door-to-door completo.
Como ves, los Incoterms ofrecen opciones desde un extremo a otro en cuanto a reparto de responsabilidades. Al iniciar una importación, debes elegir el Incoterm que mejor se adapte a tus necesidades y nivel de experiencia. Si prefieres encargarte personalmente de la logística o tienes un agente de confianza, quizás te convenga un término como EXW o FOB. Si, en cambio, quieres despreocuparte y dejar todo en manos del proveedor, podrías optar por un CIF o incluso un DDP negociado (aunque ten en cuenta que en DDP posiblemente pagues un precio mayor por ese servicio completo del vendedor).
En resumen: entender los Incoterms te permite negociar de manera más inteligente con tu proveedor y proteger tu dinero. Evitarás pagar de más por conceptos que no te corresponden y sabrás exactamente hasta qué punto el vendedor se hace cargo de la mercancía. Así evitarás sorpresas desagradables en tu primera importación y reducirás considerablemente los riesgos.
Los Incoterms son una herramienta imprescindible para cualquier persona que se adentre en la importación o exportación. Además de ahorrarte potenciales pérdidas económicas, te darán confianza y control sobre tus operaciones internacionales. Importar sin conocerlos es como navegar sin brújula. Antes de cerrar cualquier trato de compra internacional, asegúrate de definir en el contrato el Incoterm adecuado y entender su alcance.
¿Tienes dudas con algún término o necesitas asistencia personalizada? Estamos aquí para ayudarte, si te sientes inseguro acerca de qué Incoterm elegir o cómo aplicarlo en tu caso concreto, contáctanos y con gusto te asesoraremos para que tu primera importación sea todo un éxito, sin errores ni sorpresas inesperadas.
